Que es un ERP, Necesita uno?

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Categoría: OpenERP
Publicado el Viernes, 18 Mayo 2012 17:18
Escrito por Pablo Rueda Feraud
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¿Qué es un ERP?

Los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) son sistemas compuestos por un conjunto de módulos funcionales o sub sistemas que administran las áreas clave del proceso de la compañía. Dichos módulos pueden ser modificados para alinearse al negocio donde se desea implementar.

Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía que lo utilice, en sentido que facilitan la organización y administración. Es posible aprovechar el trabajo de consultoría durante la implantación del sistema para mejorar los procesos actuales de negocio eliminando tareas innecesarias.

Mejoran las capacidades competitivas de las empresas que los usan ya que estos sistemas distribuyen la información relevante a través de toda la organización. Con un sistema integrado las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen.

Principales características de un ERP

  • Base de datos centralizada: todo el sistema comparte una única base de datos en la que se almacena toda la información de la empresa.
  • Ingresos de datos unificado: la información se introduce una sola vez en el sistema, y de forma completa (se introducen todos los datos necesarios), para que de esta forma quede disponible para el resto de la organización.
  • Sistema modular: Por lo general los ERP están compuestos de diferentes módulos (facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) que interactúan entre sí, permitiendo el flujo de información entre ellos.
  • Son adaptables: Debido a la complejidad natural de las empresas, debemos considerar a un ERP como el punto de partida al cual aplicaremos las modificaciones o personalización necesaria para alinear las necesidades reales de la empresa con su sistema.

Si bien un ERP es una solución adaptable esto no evitará que sea necesario modificar algunos de los procesos del negocio para acoplarlos a la forma de trabajar de este software. La creencia común es que el software se debe adaptar a las necesidades del usuario, pero en este caso debemos tener en consideración que si el software es de calidad este estará basado en buenas prácticas de gestión empresarial. Por lo tanto al implementar el software y modificar o mejorar los procesos de la empresa para adaptarlos al mismo; estaríamos indirectamente mejorando, optimizando y profesionalizando la gestión de la empresa.

Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información.

Competitividad

Implementado correctamente un ERP nos permite optimizar nuestra gestión reduciendo costos e incrementando la productividad de nuestra empresa (eliminando procesos innecesarios). En sectores específicos el solo hecho de disponer de un sistema ERP en si ya es una ventaja competitiva. En otros sectores más desarrollados las mejoras de productividad y eficiencia deben ser consideradas una ventaja respecto a los competidores.

Control

Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.

Integración

Es importante integrar la información en las áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución, manufactura, etc. En este sentido una de las principales integraciones son entre las aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir sus productos.

¿Su empresa necesita un ERP?

Debido a los beneficios que el ERP puede traer, y el largo período durante el cual los beneficios pueden manifestarse, la implementación de un ERP es siempre una inversión estratégica para la organización. Aumento de la productividad, la reducción de los gastos de operación, flujo de información y gestión del rendimiento son algunos de los beneficios que una organización puede obtener mediante la implementación de un ERP.

Por otro lado, enormes gastos imprevistos, costos de oportunidad debido al incumplimiento de los plazos del proyecto, y un retorno de la inversión mínimo son algunos de los problemas que podemos encontrar en implementaciones incorrectamente planificadas y gestionadas. Por lo tanto, lo primero y más importante es identificar si su organización necesita una solución ERP.

Si su organización está experimentando uno o más de las siguientes condiciones, es el momento de considerar seriamente la posibilidad de implementar una solución ERP o sustituir su solución actual:

1. Crecimiento rápido y descontrolado: ¿Está su organización creciendo a un ritmo muy rápido? Su organización ha abierto recientemente varias unidades operativas / oficinas en varias ubicaciones. Hay un aumento significativo de los volúmenes de producción, procesos, y la fuerza de trabajo.

2. Falta de información suficiente y precisa sobre el rendimiento de su empresa: usted se enfrenta a problemas en la captura de datos exactos o si está recibiendo datos no coincidentes sobre los indicadores de rendimiento de su empresa.

3. Desfase constante entre los inventarios y gestión de la producción: Hay una falta de coordinación entre el procesamiento de pedidos de ventas y gestión de inventario de su organización.

4. Duplicación de esfuerzos: ¿La departamentos de finanzas y recursos humanos almacenan y mantienen detalles de los empleados por separado? Hay otros casos similares de duplicación existentes en su empresa.

5. La información correcta no es accesible en el momento adecuado: no pueden acceder a datos precisos sobre el stock de inventario, a fin de mes las cifras de ventas, los pedidos en tránsito y otra información necesaria a tiempo. ¿Es necesario que espere a que sea consolidada tal información?

6. Poca o ninguna capacidad para prever y planificar: la división y la planificación estratégica de su organización no está preparada para prever y, a menudo se basa en los métodos convencionales de las proyecciones futuras.

7. Su sistema actual se está volviendo obsoleto: El sistema empresarial existente en la organización ya no es eficiente al apoyarlo en su día a día y está afectando negativamente el crecimiento de la organización.

Si esta es su situación actual, nosotros ofrecemos como alternativa de solución OpenERP para su empresa.

¿Que es OpenERP?

OpenERP (anteriormente conocido como TinyERP) es un sistema de gestión empresarial alternativo a SAP y Microsoft Dynamics, escrito en código abierto. OpenERP trata de agrupar un conjunto de aplicaciones para administrar correctamente su negocio, en áreas como:

  • Compras y ventas.
  • Administración de relaciones con los clientes y proveedores.
  • Gestión de proyectos.
  • Administración de bodegas.
  • Administración financiera.
    • Puede incluir contabilidad de costos.
    • Permite cumplir con las normas internacionales de información financiera (NIIF)
  • Administración de recursos humanos.
  • Entre otros.

OpenERP fue creado bajo una arquitectura modular. Esto permite a sus clientes iniciar con una solución que cumpla con ciertas funcionalidades y conforme sea necesario agregar nuevas funcionalidades a través de módulos.

Al ser un sistema de código abierto, este crece y es mantenido por la comunidad mundial de socios de negocios de OpenERP. Los socios de negocios crean y modifican módulos para darle nuevas funcionalidades al sistema o mejorar las existentes. Actualmente existen alrededor de 700 módulos públicos en Launchpad (que es la plataforma donde se administra el proyecto). Esto trae un último beneficio que es evitar proyectos excesivamente grandes desde su inicio facilitando la transición desde su anterior sistema.

Es un sistema flexible y altamente personalizable, permite modificar la interfaz de usuario y administrar los procesos de negocio con gran facilidad.

El sistema es económico en sentido de que no requiere licencia para funcionar. Usted solo paga por el esfuerzo invertido en adaptar la herramienta a su negocio.

 Fuentes

7 señales de que su compañía está lista para un ERP – Conrado Maggi – Julio 2011:

http://www.re-ingenia.com/blog/2011/07/7-senales-de-que-su-compania-esta-lista-para-un-erp/

¿Que es y por qué implementar un ERP en la PYME? – Conrado Maggi – Noviembre 2010:

http://www.re-ingenia.com/blog/2010/11/que-es-y-por-que-implementar-un-erp-en-la-pyme/

¿Qué es ERP? – Estr@tegia Magazine – Febrero 2008:

http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/estrategia/que-es-erp.htm